实施手记之十一：“ERP实施解决方案”会议纪要

实施手记之十一：“ERP实施解决方案”会议纪要

王玉荣

[作者按：从上篇手记的ERP实施计划中可以看出，ERP实施解决方案是其中起着承上启下作用的重要一环，通过它，才能真正地把ERP软件与企业的目标流程紧密结合在一起。那么，如何找到一个最满意（注：往往不存在“最佳”）的结合方案呢？自然需要咨询顾问和企业项目组进行充分沟通与讨论，因此就有了下面的“会议纪要”。其中，具体的ERP软件技术实现并不是最关键的，重点还是在于我们项目的主旋律：ERP的确是一个融合了管理思想、软件载体和企业实际情况的复杂系统，其成功离不开咨询顾问和企业人员科学、严谨、认真的工作。]

会议时间：2000年6月2日9:00—11:30 AM
会议主题：ERP实施解决方案专题讨论（库存部分）
参加人员：咨询顾问组、相关项目推进组人员、相关项目职能组、IT组

一、咨询顾问对库存管理的内容进行综述。

根据相应目标流程，实达电脑公司的库存管理要求实现：（1）常规管理，如：库存架构、库存的编码体系、库存事务处理、库存物资的盘点、库存计划、库存报表和查询。（2）行业相关的特殊要求，如：客供品管理、仓库借用管理、销售样机借用管理、供应商退换货跟踪管理、维修备件调拨管理。

二、企业项目组人员对库存管理内容做补充描述。

三、咨询顾问对ERP系统的库存管理实现框架图进行综述（如下图）。

四、常规管理的实现：

（1）库存组织机构
ERP系统怎么知道企业怎么管库存呢？这就需要在ERP系统中建立企业实际库存架购的映射，即进行库存组织架构的设置。因为，这一设置是位于企业全局层次的，影响到很多具体业务实现的规则，因此就需要在设置时综合考虑库存管理业务的物资流、信息流以及业务处理的财务流向。分析得知，实达电脑公司的库存管理属于多组织、多帐务体系、多业务运营单位的组织机构体系，其中包含虚拟实达电脑总公司、实达分厂、芜湖分厂。具体的组织结构如下：

（2）库存编码体系
ERP库存管理中的编码体系包含以下内容：物料编码、计量单位编码、仓库编码、物料分类编码等。

其中，实达电脑的物料编码总体长度为8位，分成四个区。如下图。一区代表物料大类，如“显示器”，长度为2位，主要有三部分：计算机有关部品（占用于前半部分）；元件级部品（占用中部号）；成品（由后99往前渐占），如家用PC（99）、笔记本电脑（96）等。二区代表物料小类，如“14寸的显示器”，长度为2位；三区、四区是自由编码区，如流水号，长度4位。

仓库编码可以用两个区间组成，一区代表仓库所属的大类代码，如M代表材料子库、P代表成品子库、S代表外购子库、L代表其它逻辑子库。长度为一位。二区代表子库编号，长度为2位。

例如，

一区：S，表示外购件子库。
二区第一位：0表示福州，1表示芜湖。
二区第二位：0表示合格子库，1表示不合格子库，2表示借用子库，3表示退换货子库。

其它逻辑子库（L）：L00表示“在制品供应”逻辑子库，L01表示“供应商退换货”逻辑子库，L03表示“销售样机借用”逻辑子库。

（3）库存事务处理
库存事务处理涉及：采购物料的接收和退货、外协件的接收和退货、生产物料的发放和退仓、半成品和成品的完工入库、成品的发货和退货、杂项发料和杂项接收、库存物料的调拔以及库存物料的调整等。具体实现略。

其中，杂项发料与接收都属于库存杂项事务处理，主要指非采购的接收、退货、非生产的领料、退料或销售的发货、退货和项目的报废等，可以在开始实施库存模块时通过这一处理来进行物料现有库存量的初始输入，亦可用于对因偷窃、破坏、丢失、适用期满或错误的记录保存的系统数量进行调整和更正。

例如，可以应用“杂项事务处理”来进行对供应商赠送物品的处理，即与正常供应分开接收，定义库房帐户别名做接收，指定核算帐户。

（4）库存盘点
实达公司的盘点主要是实物盘点，同时对于重要物料也存在每天抽查的情况，以确保库存准确性。Oracle的库存管理系统提供了两种盘点方式，一是周期盘点，主要应用于不定期的局部的小范围的有选择性的盘点，盘点的频率较高。二是实物盘点，指在整个公司内盘点，对所有的仓库和所有的物料统一盘点，盘点频率比较低，一般多在年终进行。期间性的库存调整可以采用周期盘点。

（5）其他略。

五、特殊管理的实现

（1）客供品管理

PC电脑是ATO（Assemble to Order，按定单装配）的生产模式，有时客户会提供某种部件，要求装配到产成品中，这就是所谓的“客供品”。

在ERP系统中，需要定义客供品的物料编码和物料清单，以在计划运算时考虑客供品的物料需求。同时，需要定义客供品的标准成本。一种情况是从客户那里采购过来，要求付款的，那么定义的单价就是采购价格；另一种是直接从客户那里接收进来进行装配，而不需付款给客户的，建议这种物料的成本为零。

进行客供品接收时，对于从客户那里采购过来的，走“采购订单”处理；另一种不需付款的，可以使用库存杂项事务处理，在系统外作检验的工作。

（2）仓库借用管理

因为实达电脑公司各部门自己也需要使用电脑、更换电脑备件，所以存在“仓库借用”的问题。相应地，需要设置“部门借用”逻辑子库，并进行库位控制，以各个业务部门命名库位名称。借用部门填写借用申请单，经审批后到仓库办理出库手续。仓管根据审批后的借用申请单，作“子库存转移事务”处理，从原材料或成品库转移到借用逻辑子库，库位为借用部门。可以利用有效期控制监控部门借用的时间。借用归还时办理子库存转移事务处理，从部门借用逻辑子库转移到原材料或成品库。如果有损坏，则办理赔偿或入部门费用，作杂项事务处理。

（3）供应商退换货跟踪管理

为了跟踪在生产或库存中发现的有质量问题的并需要退换的部件，设置“退换货”逻辑子库，对属于“本地”的退换物料进行管理；为了跟踪退还到供应商处的有质量问题的部件，设置“供应商”逻辑子库，对属于“不在本地”的退换物料进行管理。

在退换货时，仓管员作子库存转移事务处理，把部件从退换货逻辑子库，转移到供应商逻辑子库，库位为供应商代码或名称。当从供应商处返回时，仓管员作子库转移事务处理，从供应商逻辑子库转移到原材料库。如果供应商没有完全返换，再作相应的财务处理。一是做报废处理入制造费用，一是做采购退货。

（4）采购定单下达后的结算变化情况

众所周知，电脑行业风云变换，下达采购定单时是一个采购价格，可一段时间后货物到达时，结算价格可以就已经发生了变化，存在有价保的追溯降价、提价等多种可能。

ERP中的“采购”模块强调“请购-采购-接收-检验-入库-付款”的全过程控制，以尽可能地降低成本，避免不应该的资金支出。因此，采购员在ERP系统中生成采购定单以后，要按照ERP系统中设置的采购审批路线（如企业习惯是“采购经理先审，财务经理再审”），进行逐层审批。这样，就不能在系统上任意“涂改”审批过的采购定单，而是针对结算价格的变化进行财务处理，即不影响实物的库存接收与入库，定义专门的IPV（Invoice purchase variance）核算帐户，月末分摊差异。

（5）其他略。

六、双方讨论，记录讨论意见以进行方案的进一步完善。

七、日期、与会者签名。

本文由作者向AMT提供