奇辉知识管理系统解决方案

由奇辉信息技术（上海）有限公司与韩国WYZsoft有限公司联合开发的中文版知识管理系统在2002年9月正式推出。在此之前，韩文版的知识管理系统在韩国已经成功实施了10次以上，主要客户为政府机构和国有大型企业，如韩国光州市教育部、汉城市政府、韩国金森烟草公司、韩国国家海事局等，获得了大量宝贵的实际经验。

“即插即用”的知识管理系统

一般来说，企业管理软件的实施（如EPR），重头戏往往是解决方案的制定和导入，大量的人力物力投入，咨询方案和建议层出不穷，原有的规范制度似乎都需重新洗牌，导入时间难以按计划实现，实施效果无法令人满意，因此许多企业管理者对管理软件就只能是想说爱你不容易了。

奇辉知识管理系统的最大特点就是“即插即用”，大幅缩减系统的导入时间，并且由于功能的设置可以由企业自身人员完成，可以进行实时的修改，因而更具灵活性，更能适应企业不断发展的需要。

系统管理员可以进入以下几个管理功能区域进行组织架构的设置：

用户管理模块

——添加、修改、删除用户信息，并确定用户

使用该系统各种功能的权限范围

部门管理模块

——随时可以添加新增部门或删除部门

职位管理模块

——如企业有新的职位出现，随时可以添加，反之亦然

团队管理模块

——临时组建或取消一个团队即可使用该功能

图（1） 组织架构设置

组织架构一旦设立，所有用户就拥有了使用该套系统功能的权限，然后将企业内部的知识进行分类（见图2），建立相应的知识类型（见图3），系统的初步设置工作就完成了。用户在最短的时间内进入到系统的应用阶段。

图（2）知识的分类

例如销售部门涉及到的知识包括产品知识、市场资料、产品定价、销售提案、销售进度报告等，我们就可以创建这些知识文件夹。每项知识文件夹都有专人管理，我们称之为CM（content manager），比如技术资料文件夹的CM可以是技术支持，销售进度报告文件夹的CM可以是销售部经理等。

图（3）知识类型

每一种知识按照标准的格式保存下来，例如工作进度报告格式、客户信息汇总格式、调查问卷格式等等，用统一的格式填写、存放、打印，无论是以后搜索和查看都会提供很大的方便。当然表格的设计也可以由用户自行完成，随时更改和升级。

以上的设置不仅是在系统运行前可以进行，在今后的使用过程中，可以按照企业的发展需要随时进行修改和升级，因此如果系统实施前期有使用不适的状况发生也能立即调整，规避了管理软件实施失败的风险。

理论与实践的完美结合

奇辉知识管理软件很好地贯彻了目前国际上最主流、最先进的一系列知识管理理论：

—— 社群理论 CoP（Community of Practice） （见图4）

—— 专家系统 Expert System （见图5）

—— 协同运作 Collaboration （见图6）

—— 人本机制 People-Oriented （见图7）

—— 诱因机制 Incentive Program （见图8）

奇辉知识管理系统将以上理论很好的吸收和消化，清晰的显现出知识管理系统与办公自动化系统在开发理念上的差异以及实施效果的不同。同时理论的实际化解决了企业管理上空有理论依据，缺乏实际操作工具的难题，成为真正意义上的企业管理工具。

图（4）CoP

CoP是个人寻求志同道合之士的最佳场所，根据自己的兴趣爱好开设一个“俱乐部”，如果你个人对JAVA感兴趣，就可以开设一个“JAVA世界”的CoP社群，吸引同样感兴趣成员的加入，彼此之间可以通过留言、发送文档资料、聊天室、公告栏、消息服务、一对一对话功能等多种形式探讨问题。

图（5）专家库

聘请企业内、外部的人员成为某项知识的专家，可以对已有知识进行权威的评估，也可以通过各种联络方式随时汲取专家的意见和建议，指导实际工作的开展。专家系统功能的开辟为在某方面有专长的人提供了一个贡献才干的天地，而且也保障了知识的权威性、专业性和准确性，为企业带来更多的无形资产。

图（6）协同运作

如果将企业比作一个人的话，企业内部的各个部门、各种应用系统就相当于是遍布于人身上的器官，而协同运作的作用就和人的血脉或者神经在人体内起到的作用一样。血液的流动保证了各个器官之间配合正常运作，同样的道理，协同运作是实现将企业内部各工作流程、应用系统有机的整合在一起共同开展工作的工具。比如EIP（企业信息门户），它可以将所有应用系统（ERP、CRM、HR）进行整合，并呈现在同一个页面中，省却频繁登录的麻烦。另外还有一些在线对话、短消息服务，项目组运作方式等等，也都保证成员之间随时进行沟通，一起开展工作。

在整个知识管理系统中，只要有用户名出现的地方，点击鼠标左健，立即会出现一个方框，你可以即时查询该用户的信息，或者通过邮件、短信以及对话的方式与之取得联系。这一功能的开通是为了保证无论何时只要有问题就能与其他用户取得联系，充分体现了知识管理中人的第一重要性。

图（7）人本机制

知识管理对绝大多数人来是说一种全新的理念，被人接受需要经过一个阵痛的过程。为了让大家踊跃尝试 ，诱因机制是必不可少的。奇辉的知识管理系统引入了积分管理方式，每个用户无论是登载知识、查看他人的知识，或者发表意见，推荐专家都能获得相应的积分，系统能自动进行统计和排名。对于积分高、排名前的用户予以奖励和表扬，激发大家使用该系统的积极性。

设置不同的积分值

图（8）统计各用户的总积分和排名

功能齐全的办公帮手

奇辉知识管理系统除了以上的特点以外，仍然兼具了日常所需的办公功能，例如文档管理、工作流、项目管理、在线会议室、日程安排管理等等。在这里我们再简单得介绍一下工作流程管理、项目管理和日程安排管理功能。

图（9） 项目管理

项目管理模块可以实现创建项目，邀约项目组的成员，可以细分到每个项目小组每项任务的进展情况，费用支出汇报，甚至是项目进行过程中各方面对项目的建议和评估。倘若有什么问题还可以组织项目组以外的人员共同探讨。图9显示了一个项目进行到何种程度，花费了多少，其中每个部分的工作进展又是如何，花费如何，很容易就看出在整个项目运作中，哪个部分工作领先，哪个部分工作有所滞留，从而可以查找原因，解决问题。

图（10）工作流

工作流功能我们可以举例来说明：假设要申请培训可以到申请表格中选择培训申请表，填好后表单将存储到待申文件夹中等待处理，同时系统会自动发送通知（E-mail或短消息）批准人进行审查，申请无论是在待审状态还是已被处理状态，或者被驳回状态在系统中都能查到，最后审批结果会返回到申请人的信箱和相应文件夹中，所有流程都在线自动处理完成，大大降低了审批手续的时间和成本，实现无纸化办公。

日程安排管理和其他同类产品一样主要是用于对日常工作的时间安排，但奇辉知识管理系统中的日程安排不仅仅是个记事簿，我们增加了一个自动提醒功能。就好象现在流行的PDA，如果有什么重要的事情可以选择 电子邮件或短消息等三种方式在指定的时间提醒用户，使日程安排更为细致周到。

图（11）日程提醒功能

奇辉知识管理系统无论是在开发理念上还是在技术上都实现了对企业的无形资产或者说是智慧资产的全方位管理，并且有助于避免资产浪费和实现资产的增殖。萧伯纳曾经说过，如果你有一个苹果，我有一个苹果，将你的苹果给我，将我的苹果给你，那么你仍然只有一个苹果，我也仍然只有一个苹果；但如果你有一个思想，我有一个思想，将你的思想给我，将我的思想给你，那么你就拥有了两个思想，我也拥有了两个思想。所以分享知识的快乐也在于此吧！