工作流自动化（WFA）软件的分类和评估（成磊）

摘要：工作流自动化产品可以分为支持工作流的产品、工作流引擎、特殊应用工作流产品和通用型工作流产品。这种分类法是建立在产品的功能和完善性的矩阵上的。在选择工作流产品的时候必须考虑上述的分类和特征。

工作流自动化（WFA）软件的分类和评估

成磊

简介

工作流自动化（Workflow Automation）是一个不断进化的概念，有时在对相关产品分类的时候会比较复杂。分析人士认为市面上有超过100 种工作流产品。到处都是“工作流”。许多大的软件供应商都把工作流作为他们所提供软件的重要功能之一。想购买工作流自动化产品的消费者必须先搞清那么多产品的差异、弄明白各软件对工作流的定义（有时是相互矛盾的）并把企业自身的需求定义地非常清晰。此外，还必须搞明白BPM、EAI 等概念中的细微差异和它们与工作流的关系。这些额外的工作使得选择购买一个工作流自动化产品变得十分费时费力。

本文为对工作流自动化产品的分类和评估提供了一种快速和行之有效的方法。我们首先对工作流下了一个明确的定义，读者能够明白究竟什么是工作流，什么不是工作流；然后我们将工作流产品分为两种类型；再次我们将讨论业务流程管理（BPM）、工作流自动化（WFA）和应用系统集成（EAI）之间的差异和关系；最后，我们提供了一种系统的比较方法用来评估工作流产品的功能和完善性。

确定需求：是不是工作流？

工作流自动化（WFA）属于软件分类中的“群组软件”范畴。而“群组软件”是指那些能够满足一群人共同工作的软件。单机软件，例如Word 软件可以提高单个员工的生产力，群组软件则可以提高整个团队的生产力。

为了更好的理解群组软件，必须先了解团队工作的三种途径：
1. 交流。团队内部通过短信、传真、电话、网络、视频会议等等途径进行交流。交流的媒介必须快速、简便、便宜；否则就会限制用户的数量，不能产生足够的效用。

2. 合作。团队在共同完成一个项目的时候会采取合作的方式。例如写项目文档、设计一辆汽车、开发软件及发明某种特效药等等。合作型软件的关键是“文档”，因为它是合作者知识和成果的仓库，不仅包括了内容的产生和存储，以及访问权限等安全要求。合作型软件的代表是Lotus Notes、CAD 以及SharePoint、Docuware、Documentum等等文件管理应用软件。

3. 协调。团队中的个体必须通过协调行为来参与流程或子流程。例如发起一个采购物品的需求。该需求首先被发送到发起人的直接主管，然后在该报告到采购部门之前也许会经过总经理的批准。直到货物和发票送达，该报告会在企业内部很多个体之间流转。
在每一个组织中都存在大量工作流，用来处理产品、服务、和知识管理（包括内部管理知识库、为客户和合作伙伴提供的知识库等）。包括：定单处理、采购流程、投诉处理流程、新员工录用流程、产品品质提高需求等等。

工作流的定义如下：“两个或两个以上的人，为了共同的目标，连续地以串行或并行的方式完成任务。”

这一定义有下列3 个要点：
1. 工作流是由一系列的任务和人组成，由一个人完成的单项任务不是工作流。
2. 任务的路由是有逻辑的，能够以“串行或并行”的方式表现。
3. 任务必须要有明确的目标或结果，一组不相关的人和任务不可能形成工作流。

通过对交流、合作和协调的理解，我们就可以通过下列问题明确：是通过工作流自动化还是其他的解决方案来满足需求。
1. 需求中是否涉及多个个体和多种应用？
2. 这些个体之间的互动是否易于通过一定的书面规则描述其结构？
如果这两个问题的答案是肯定的，那么也许一种工作流自动化的解决方案能够满足你的需求。

概念的区别：BPM、EAI 和WFA

分析人士、产品说明和销售文案对BPM、EAI 和工作流等概念的使用几乎是不加区分的。这就给客户选择产品带来了不便和误导。如本文所述，上述三者其实并不是同一个概念。

业务流程管理（Business Process Management—BPM）是对信息传递业务流程管理与控制的整体产品概念。BPM 包括了人、设备、桌面应用系统、企业级和Backoffice 应用及这些内容的组合。BPM 解决方案通常提供“流程图”的设计工具、从数据中提炼出业务逻辑的方法、监督和控制业务执行的方法。

BPM 的产品可分为两种：

1. 工作流自动化（Workflow automation—WFA）产品。满足基本涉及人和桌面应用软件（如Word 软件）的业务流程自动化。
2. 企业应用集成（Enterprise Application Integration—EAI）产品。满足涉及企业级应用，例如ERP、CRM、供应链管理（SCM）等系统的流程自动化。
（注：有些EAI 解决方案仅提供和企业应用系统的“接口”，不能提供任何对流程的管理。这类EAI 不在我们讨论的范围）。
WFA 和EAI 解决方案有下列共同点：
1. 通过“流程图”定义业务逻辑。
2. 将数据移动的方式作为业务逻辑的一部分。
3. 具备监督和控制流程的方法。
4. 从数据中提炼出业务逻辑的方法。

但无论如何，EAI 和WFA 也存在下列的区别。

下图清楚地表明了BPM 的范畴以及和WFA、EAI 的关系。更重要的是，WFA 是群组软件的一部分，而EAI 却不是。

WFA 的分类

如果确定WFA 解决方案是最能够满足需求的，下一步就是选择满足需求的工作流产品。下面我们来讨论两种工作流自动化解决方案：
1. 专业型工作流产品
2. 通用型工作流产品
按照传统的分类法，还有第三种类型的工作流解决方案“协作型工作流产品”，然而，事实上上述两种产品已经能够涵盖这种“协作型”的工作流产品。

1、专业型工作流产品

在专业型工作流中，工作流关注的是参与者的基本工作。称之为“专业型”是因为参与者的大部分工作时间用来处理的任务是工作流自动化的对象。采用专业型工作流自动化产品的目的是处理那些反复出现、流程固定而且数量巨大的任务。例如银行的出纳人员，她的主要工作就是现金的出纳流程，也许她还是质量管理团队的参与者或是工会的召集人，但这些工作都是次要的任务。

专业型工作流具有如下特征：
1. 用户始终参与工作流。解决方案必须提供客户端与工作流服务器稳定的连接。
2. 对部门或团队而言必须实现局部化。
3. 任务从一个步骤到另一个步骤的传输时间非常重要。
4. 任务的传递过程通常涉及大量的数据。
专业型工作流的需求决定了最好采取CS 结构，以提供稳定的连接、较高的连接速度、较快的大量数据传输速度以及局部化的要求。

2、通用型工作流产品

通用型工作流产品的对象包括了除专业型工作流的其他所有工作流，诸如客户定单、采购请求、日程安排、费用报告、质量报告等等。流程的参与者参与大量各种流程，但对于每个流程的参与时间往往很少。通用型工作流产品必须具备如下属性：
1. 在每个组织中都存在着大量通用型的工作流。解决方案必须处理不同类型工作流的高度柔韧性。
2. 组织中的每个人都是流程的潜在参与者，因此实用性和易于升级的要求很高。
3. 参与者具有偶然性。通用型工作流不是参与者最基本的工作职能（并不是每个人都整天填写采购申请，更不会有人的主要工作是填写请假单）。但要求解决方案能够提供简单、迅速的方法。
4. 由于每个人都是潜在参与者，解决方案必须考虑能以最小的管理成本迅速地将客户端软件散发到大量用户的桌面系统（建议采用BS 结构）。一个成功的通用型工作流必须像电话、浏览器、E-Mail 等工具一样方便。

通过对工作流需求的评估，可以确定究竟是采用专业型还是通用型的工作流自动化解决方案。当然，对企业而言，情况可能是复杂的。例如企业的采购流程对大部分员工而言是通用型工作流，因为大部分员工只是偶然有采购的需求；但对采购部门成员来说就是专业型工作流，因为他们每天的主要工作就是采购。随着技术的进步，这两种类型产品之间的界限正越来越模糊。

对工作流产品的一种评价方法

在本部分中我们提供了一种评价工作流产品的框架。在对工作流产品做出评估时，有两个关键的问题是用户必须考虑的：
1. 功能：产品能够提供多少满足工作流自动化需求的功能？
2. 完善性：对与工作流而言，该产品是否是完善的解决方案？

评估一个产品的工作流功能通常采用一种20 种关键工作流功能列表比较的方法。在对一个工作流产品给出评价之前，应该确认这些关键功能是软件自带（打开包装盒就能使用）的，很多号称是工作流解决方案的产品也许能够通过编程或脚本编辑能够实现这些功能，但如果通过其他方法来实现这些功能，整体拥有成本在产品生命周期中会很高。

评估一个工作流产品的完善性通常可以将产品功能模块与下述模块列表对比。如果该产品缺少一个或几个功能模块都将给用户造成额外费用，这样的产品通常是不完善的。

通过上述比较，我们可以建立一个如下的功能/完善性的矩阵图，四个象限分别表示四种不同
的产品。
1. 支持工作流的产品
2. 工作流引擎
3. 特殊应用工作流产品
4. 通用型工作流应用方案

1. 支持工作流的产品
这类产品功能较少，完善性也较差。正因如此，这类产品不能被视作WFA 的产品，而是可
通过二次开发从而实现工作流需求的技术架构或核心模块。当然价格也比较便宜，用户可以通过
在这类核心模块上建立逻辑和应用，建立一个完整的工作流解决方案。这类产品比较适合独立软
件开发商和应用系统提供商。

2. 工作流引擎
工作流引擎类产品功能上往往非常齐全，但完善性不够。通过工作流服务器或工作流引擎提
供工作流实现的核心逻辑引擎。通常这类产品不提供完整的客户端，也不提供报告和管理的工具。
工作流引擎通常被大型客户和系统集成者采用，以提供按照用户需求开发客户端的工作流解决方
案。通过编程可以提高完善性，当然程序开发的成本也比较高。

3. 特殊应用工作流产品
很多业务应用方案把工作流功能作为他们系统增值内容的一部分。这类应用中的工作流部分
完善性方面做的都不错，因为必须要和应用的其他功能很好地整合。然而这类工作流在功能方面
往往比较差，因为他们设计的目的知识为业务应用系统增值，而非成为独立的WFA 解决方案。

4. 通用型工作流应用方案
这类产品的功能和完善性都比较强，因为最初的设计就是以工作流自动化为核心。这类软件
往往提供适应大量工作流需求的软件包。

结论

工作流自动化是群组软件市场的一个独特分支。工作流产品可以大致分为通用型工作流产品和专业型工作流产品。工作流自动化也是业务流程管理（BPM）的一个独特分支。在BPM 领域与应用系统集成（EAI）有一些共性，但在很多方面还是有本质的差异。工作流自动化产品可以分为支持工作流的产品、工作流引擎、特殊应用工作流产品和通用型工作流产品。这种分类法是建立在产品的功能和完善性的矩阵上的。在选择工作流产品的时候必须考虑上述的分类和特征。

本文由美国Ultimus Inc向AMT提供