整合资源，追求卓越——锦西天然气的企业信息化建设之路(袁戎)

隶属于辽宁华锦化工（集团）公司的锦西天然气化工有限责任公司是我国第一个以海底天然气为原料的大型化肥生产企业，总投资20.1亿元人民币，现有员工1836人，是集采购、生产、研发、营销、运输、管理信息化为一体的大型国有企业，并被评为“辽宁省百家信息化建设试点单位”重点单位。
信息化建设历程回顾
锦西天然气是1992年建设投产，1995年开始建设整个网络系统。那时企业管理技术已经提高很多了，计算机平台主要以486为主。
1998年到2003年，企业引入了后来被用友收购的安易2000财务，主要管理库房和财务；用友集成材料4.01，企业也开发了一套办公管理系统，生产管理系统、质量统计分析系统等，初步实现了办公自动化，财务电算化。电算化是将手工改成计算机的过程，但同实施信息化有很大差别。
现在提到企业管理都用“信息化”这个名词。概括起来，是指用计算机平台来搭建的企业全方位的管理。2003年至今，企业在原有的基础上全面提出信息化建设，正式引入和实施用友ERP。同时为达到资源的有效整合，自行配套开发了基于B/S架构的满足企业实际需要的诸多子系统，如：生产监视系统、振动监测系统等，并将这些子系统集成到企业内部网站上，实现了一些基础信息的整合。
总体规划

锦天化的信息化建设过程，是一个整体规划，分布实施的过程。首当其冲的是整合企业内部资源，实现ERP管理。整合企业内部资源应当首先整合企业的财务业务一体化，而财务业务一体化首先应当做核算系统，然后做企业控制，企业控制过程完成后，企业资源内部的整合就完成了。锦西天然气现在正在实施客户关系管理CRM，以及办公自动化，供应链等，同时整合产品数据管理。其中，供应链，指的是规划的供应链，是针对供应商、客户而言，已经超越了企业范围。化工企业需要管理他们的设备，在ERP中通过设备管理系统来处理实施的时候，锦天化和用友公司沟通后认为，国有企业进行信息化改革，不能把流程作过大改动。不做改动，信息化没有任何意义；做改动，应当还原企业应有的部分，然后在此基础上提升。信息化做到一定阶段，人的思想意识和管理水平有所提高，这时再进行流程改造，把企业的事务流程再造。这是一个整体规划。

锦天化的信息化建设分三期实施，首先实施ERP，整合企业内部资源；其次实施客户关系管理、供应链管理，整合企业外部资源；然后集成企业资源计划、客户关系管理、供应链管理系统，整合企业内外部资源形成电子商务，实现企业资源高度集成与优化配置，使信息化为企业战略的实施起到更好的支持与服务作用，这是信息化的要求。整个前期规划，企业做了一年半。

核心应用展示

锦西天然气的一期信息化从2003年的11月份开始的。一期信息化的实施以财务管理为核心，整合采购、管理、库存、销售、质量，包括各个逐步核算的固定资产，工资等。这样，整个企业的核算就完成了。然后各个业务部门发放的数据，能及时地转到财务，通过业务接触就能完成对企业全方位的监控。二期，实施全面预算、合同管理。

合同管理驱动财务业务一体化，中间模块做完后，ERP实施进入第二阶段。合同管理从软件界面上分是企业源头，企业的所有工作，包括采购，销售、工程、外委，都从合同做起，并会贯穿整个企业经营过程中。整个合同信息可以通过信息表来了解，比如合同签订的交易额总量，合同执行，到货情况，挥发情况，执行情况，采购入库，到货、出库、发放等等信息全在表里，企业的应收应付，也都非常清楚。这种合同管理和总账及应收用户结合，其数据会反映到应收用户当中去，而应收用户的付款，也会体现到合同中。

合同管理驱动流程统一规范

实施合同管理，首先应当由法审处批准销售合同、采购合同、外委工作合同，批准后进入ERP系统；然后供应处和预销处可以根据批准的合同生成采购订单，进行采购合同，到货，入库；供应商的发票到达后，财务进行结算，法审处填写合同结算单，控制付款过程。实施当中的变化应当由法审处进行统一安排。

全面预算控制企业经营

预算管理是企业的经营计划。预算管理系统把企业未来的工作做财务数据上的体现。要做到财务数据的体现，需要把企业的所有管理工作、各个部门的业务细化，否则无法做出数据。
经营伊始：在会计期间伊始，编制各种类型预算：收入预算、费用预算、利润预算等；过程控制：在经营过程中，监控预算执行情况。例如，管理费用超预算的单据，U8ERP实时报警、提醒和控制；

预则立，不预则“废”

应用全面预算前：预算管理实施前，计划性不强，费用控制不严，随意增减项目，部门疲于应付；应用全面预算后：各部门业务严格按计划执行，费用按预算指标严格控制，工程资产按计划实施，业务部门工作有条不紊。
预算的执行会让企业固定运行轨道，锦西天然气现在的每一笔费用都可以由预算控制。沿途做好预算后，每个月、每个季度的每项费用都有指标。执行了预算系统，企业的管理者对企业运行的监控效果会更好。而任意的对预算进行调整，会造成整个预算指标控制不严。

信息系统应用效果

预算系统的执行，提高了企业管理效益，降低了整个对应成本，优化了部分业务效率，优化了业务流程，增强了执行能力，严密控制管理，建立了刚性约束机制，用计算机系统、ERP系统来约束国有企业，加快市场的反应速度，逐渐增强企业核心竞争力。有两个具体指标来说明这个问题：第一，库存资金从一个亿降到8000万；系统上线运行后，堵塞管理漏洞，节约资金300万。
信息化建设的经验总结

回顾锦西天然气信息化建设之路，体会很深，总结出以下几点经验，供大家借鉴：

一、企业信息化到底上不上？
首先，企业管理人员是否有决心。因为信息化作企业销售管理是一把手工程，企业高层管理者同项目指挥者需要沟通。
其次，企业的管理层的意见是否一致，认识不一致就会产生阻力；另外，企业的销售与管理业务由各个副总分管，副总的意见不统一也是产生阻力的因素。
最后，企业的基础管理是否到位。基础管理体现在：企业的规章制度是否健全，企业的流程是否顺畅，企业在管理上是否有执行能力。

二、企业为什么上信息化？
结合企业自身的现状及发展预期，各个企业决定实施信息化时的初衷以及需要解决的问题是不同的，大致有以下几种情况：
? 企业上信息化是为了生存，那么必须上。濒临倒闭的企业为了生存发展，通过信息化手段，脱胎换骨，重新焕发生机；
? 企业需要谋求更大的发展空间，那么上；
? 企业为解决实际管理中存在的问题，完善管理机制，提高工作效率，那么上；
? 企业为推动管理进步，提升市场竞争力，以便获取更多的机会，那么上。

因此，企业需要明确信息化建设的目的，结合自身实际，进行针对性建设，避免盲从，只有适合的才是最好的。

三、信息化管理咨询的目的是什么？
信息化建设的漫长过程中，先期的准备工作是非常重要的，这对后面的实施效果起着直接的影响作用。企业要做的第一个工作就是管理咨询，它不是指企业的流程再造，而是信息化的管理咨询，以便达到以下几个目的：
第一，从第三者的角度来分析企业存在什么问题，需要解决什么问题。比如，企业管理存在的问题，各部门之间没法沟通。而借助专家指出问题所在，大家就能形成共识。
第二，确定信息化实施方法，信息化实施方法的执行有两种方法，可以按照各个业务的需求来做，也可以按统一整体规划分步实施，统一编码、统一物料、统一架构。
第三，专家给出的咨询结果要慎重使用。现在锦西天然气对整个咨询报告的分析结果采用80%，有20%不采用。
第四，管理咨询要确定整个信息化的主导走向，指导方针。信息化的长期建设发展要由指导方针确定，指导方针也要分阶段进行调整。另外，企业内部应当合理地达成一个信息化目标。管理者对技术，对管理都了解，但对于信息化改革的结果一定要有正确的认识。
企业和软件公司应当达成共识，企业提出的要求，软件公司能否达到，这需要提前沟通好。因为沟通问题引起的项目无法验收的情况也比较多，这都是内部组织人员没有把工作做好。
日常信息化有很多问题应当通过指导方针和指导思想来决策。信息化指导方针，是适度投资、实用为主、效率优先、管理导向，它决定了整个信息化建设的走向。锦西天然气之所以选择用友公司的产品，而不选择SAP或者Oracle，就是遵循了这个指导方针，以效率优先，实用为主，通过适度投资，借助信息化推动企业管理进步。

四、选择合适的合作伙伴和产品
首先，要考虑合作伙伴的实力，其是否能长期生存。可以观察业界对这个公司的宣传，或者跟此公司进行直接的沟通和交流。
第二，应当把合作伙伴的销售收入，盈利能力，市场占有率，放到管理工具中去分析，跟其他的软件公司对比，看看谁更具有实力。锦西天然气作了SAP、用友、金蝶三家的对比，用友的指标比较高，所以入选。
第三，合作伙伴的人力资源和管理流程，是否有能力、有利于企业的管理咨询和实施服务、技术服务。其人员的实施能力，管理咨询的能力是否满足要求，对方公司的管理流程，是否适合自身企业。
第四，合作伙伴的产品也应当放到管理工具里分析。选择产品也要结合企业的实际情况。

五、主动参与信息化建设工作
有信息化需求的是企业。实施过程中，项目的指挥协调是企业自身面临的问题，企业信息化改革不成功，不要找软件公司。按照哲学原理，矛盾的内因起决定作用。因此实施过程中，应当由企业的项目经理指挥，软件公司处于协调和协助的状态。

六、严格落实项目实施计划
确定了实施计划，可以使企业和软件公司步调一致，所有成员都按计划来。确定了实施计划，有利于协调双方的资源，加快工作进度，降低项目风险，避免项目失败。
做信息化的最佳时间是90天到120天，错过这个时间，大家都感觉疲惫，风险就出现了。一定要纪律严明，做信息化和企业管理，同打仗指挥一样，时间拖延会造成项目信息风险。

七、积极参与学习和培训
学习、培训、考察的作用：
第一，学习、掌握信息化知识，结合企业自身情况，帮助企业形成统一管理，其过程是个统一思想认识的过程，建立学习型组织，培训，逐渐使员工的意识达到透明。
第二，培训管理能够提升管理理念，同时提高管理技能。
第三，考察能够帮助确定实施信息化的最终目标，形成好的实施方法，结合企业自身情况，进行比较。

实施ERP后，我们深刻的领悟到：通过规范基础管理、统一物料名称和编码、优化部分业务流程、编制全面的系统应用准则和规程，在系统全面应用的基础上有效的促进了企业管理的规范，并将对企业综合管理水平进一步提高产生积极而深远的影响。

作者：锦天化信息中心主任  袁戎