新新工具论——个人知识管理的“七种武器”（三）（作者：季征宇）

第三种武器：组织

随着媒体形式的不断丰富，信息的表现手段也不断改变，从KB级的文本到MB级的图像再到GB级的视频，个人收藏的光盘就很可能从几十张磁盘爆炸性地增长到几百张DVD，个人如何组织管理内容和品种日益丰富的信息载体？

首先，明确要组织的电子文本有哪些类型？其次，用哪些工具去组织？然后确定一下能否准确复原。

常用的数据资料分类形式五花八门，对于个人来说，通晓以下几类差不多就够了：

• 文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。最常见的是TXT格式，WPS、RTF、DOC、PDF等也属于此列。
• 图像、图形文件：用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件，属于光栅型文件。常见的格式有BMP、JPG、TIF等。用计算机辅助设计或绘图工具获得的静态图形文件如DWG、DGN等，属于矢量文件。
• 音频、视频文件：指用储存声音和动态图像的文件，主要有格式有WAV、MIDI、AVI、MPEG等。
• 超文本文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件，主要有HTM、HTML等。
• 程序文件：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。
• 数据文件：指进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

各类文件之间的界限是模糊的，例如WORD字处理文件中，可能包含图形、图像、数据库、音频和视频格式的数据，也可能带有超链接文本，简单地把它认为文本文件已经名不符实了。

尽可能地把自己的资料数码化或数码索引化，是进行个人知识管理的前提。纸质文件数码化的一个途径是扫描，扫描文件的优点是方便，缺点是家用扫描仪速度太慢，高速扫描仪成本太高。另一种办法是数码翻拍，但这是个技术活，没有受过指点很难达到良好效果。优点是只需数码相机，无需额外成本。磁带、录像带等个人音像资料，找专业公司翻成数码格式，成本不高。

如何来组织这些光盘以进行管理？目前比较流行的软件有Advanced Disk Catalog、CDBox、CDShelf、WhereIsIt等多种软件，只要用软件扫描光盘一次，就可以把整个光盘上的信息储存在光盘库里面，方便日后浏览和查找。光盘管理工具软件，究其实就是一个能管理几百个光驱的文件管理器，一个增强版的Windows Explore。评价光盘管理工具软件的指标很多，其中最基本的是必须具有光盘备注、光盘属性、文件备注、文件属性、文件搜索等基本功能和一些附加功能。

WhereIsIt？是这类软件中最出色的一款。它可以同时打开多个光盘库；用多种层次分析各类压缩文件和镜像文件；分别设置只读和完全访问密码；分析网页文件、压缩文件、视频文件、音频文件等等多种类型的文件自动生成描述；还可以为图片文件生成缩略图。WhereIsIt?可以在光盘库中为每一张光盘添加封面图片，这是音乐爱好者的福音。

文献管理软件通过将不同来源的文献信息资料下载到本地，建立本地数据库，可以方便地管理和使用文献信息。这类软件通过整合不同来源的数据自动剔除重复的信息，从而避免重复阅读。同时可以非常方便地进行数据库检索，进行一定的统计分析等。另一个重要的功能是，在撰写论文、报告或书籍时，可以管理参考文献格式，做笔记，以及对某一笔文献资料的管理，如全文、网页、图片和表格等。EndNote是汤姆森公司推出的最受欢迎的一款产品，是文献管理软件中的佼佼者。

在某种意义上，Outlook是除了管理专业文档以外，对人际资源、通讯管理、个人时间管理乃至个人职业生涯等都提供了一个以时间为坐标的立体构架。一般人都仅仅把它当作收发电子邮件的工具，其实远不止此。

Outlook个人通讯录的选项除了通常的电话、地址的常规字段，还有照片、喜好、特长，甚至相关人士上司、助理、配偶和子女的信息也预留了字段。这种属性空间的设定本身就是一个丰富的知识体系，让人懂得如何去打造人脉关系。通讯录还把你和他相关的所有通信、约会、日记、任务均记录在册（当然是由outlook管理的事件）。假如持之以恒，等要写回忆录和传记的时候，材料肯定满坑满谷、信手拈来。

Outlook的日历、日记、约会等都号称个人时间管理工具。可以预约团队、到时提醒、也可接受别人的预约，记录发生的时间，自动记下在电脑中的各类工作和完整的流水账，也可以倾诉心得。Outlook的任务规划可以协助规划继续教育，打造个人职业生涯。Outlook可以在网络上与团队进行信息共享，和PDA、手机进行信息同步，将各类事务随时随地管理得井井有条。

OneNote是Microsoft Office System中的新程序，它能够捕获、组织和重用便携式计算机、台式计算机或Tablet PC上的便笺。利用OneNote，可以方便地记录要做的事情，以及标记事情的轻重和状态，有点“第四代”时间管理的味道，与Outlook结合使用，如虎添翼。据说比尔•盖茨曾经做广告似地宣称，他就用这两款软件结合起来管理个人知识。

Mybase是一个功能强大的资料库，资料的类型可以随意定义，形成一个资料树。这种树形大纲很灵活，可以在单个数据库中存储任何类型的信息，通过一个小的程序内核和一定数量的插件和组件，可以拥有：个人知识库、电子书、HTML生成器、日程表、客户管理工具、Web收集器、记事本、相册、日记本、收藏夹、文件管理器等。Mybase比Outlook更进一步的是，善于管理“6W”中各类知识，它还集成了各类工具。是比较流行的号称“个人知识管理工具”的软件。
 

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